“Ik had wel eens het gevoel te zijn gegijzeld”

Opvolger Tom Kuyper en scheidend secretaris Gerard van Weerdhuizen

Ruim acht jaar zwaaide Gerard van Weerdhuizen (66) onopvallend en kundig de scepter over het secretariaat van eerst de VSI en later VO-ING en VO-NN. Samen met zijn opvolger Tom Kuyper (61) kijkt hij terug en vooruit, vlak voor zijn afscheidsreceptie medio september.

Toen de toenmalige voorzitter van de VSI in 2010 een ambtelijk secretaris zocht omdat de ING stopte met het verzorgen van de VSI-administratie, was dat voor Gerard precies op het goede moment. Na een twintigjarig dienstverband bij de Postbank als hoofd Vormgeving, was Gerard in 2000 voor zichzelf begonnen en aan de samenwerking met zijn zakenpartner en collega-ING’er was na tien jaar net een eind gekomen. Gerard ging als zzp’er verder met het bureau voor projecten op het gebied van communicatie en huisstijlen. Als zelfstandige kon hij er wel een klant bij hebben: de VSI.


Hoe begon het secretariaat?

Gerard: “Ik ging op zoek naar een nieuw ledenadministratiesysteem omdat ING ermee stopte. Met het vinden daarvan verdiende ik mezelf in één keer terug. Met datzelfde systeem werkt Tom nu ook weer.”

Tom: “Ik werk me nu in en ik had dit systeem graag eerder ontdekt om ook voor mijn andere klanten te gebruiken. Het is erg goed!”


Wat vond je het leukste deel van je werk als secretaris?

Gerard: “Alles wat aansloot op mijn ervaring in de communicatiebranche: van nieuwsbrieven en website tot evenementenorganisatie en huisstijl. Ik ben een tijd lid geweest van de
Communicatiecommissie. Ook het notuleren van bestuursvergadering vond ik prettig: ik was daardoor overal goed van op de hoogte
.”


En wat was het moeilijkste moment?

Gerard: “Ik hoop nooit weer het gevoel te krijgen dat ontstond toen we in het ledenblad een foutieve vermelding hadden van een overlijden; er waren twee mensen met dezelfde achternaam en we vermeldden de verkeerde! De betreffende persoon was iemand tegengekomen die zei ‘hé je bent niet dood!’ Vreselijk!”


Hoe heb jij de splitsing tot de VO-ING en VO-NN ervaren?

Gerard: “Dat was een megagroot project met veel aspecten. Een heel team en een goede leider. Toen merkte ik dat je met bestuurders en ex-managers van niveau te maken hebt in het bestuur. Alles is uiterst professioneel aangepakt en met hard werken tot een goed einde gebracht.”


Wat is je advies aan je opvolger Tom?

Gerard: “De vereniging is van de leden. Dat vraag veel coulance aan de telefoon. En een dienstverlenende houding om uitleg te geven aan iedereen die tegen onduidelijkheden aanloopt. Soms ook veel geduld als dezelfde mensen vaker bellen over ogenschijnlijk kleine zaken. Wees verder alert: wat van de bestuurstafel moet opgepakt worden en wat heeft welke consequenties?”


Wat vind jij, Tom, het leukste deel tot nu toe?

Tom: “Ik heb een bureau voor automatiseringsprojecten en ik werk onder meer voor verenigingen op het gebied van financieel recht en compliance. Daarvoor doe ik hetzelfde als voor de beide VO’s. Het leukste is voor mij het contact met klanten en leden. Mijn andere klanten hebben zakelijker leden dan de beide VO’s die ik breder, intensiever en ook persoonlijker vind.”

Gerard: “Hele levensverhalen krijg je soms aan de telefoon. Die gesprekken vragen wat geduld. Toen iemand me drie keer met dezelfde boodschap kort achter elkaar belde, zei ik eens ‘ik ken uw verhaal'. Dat accepteerde ze wel.”

“Hele levensverhalen krijg
je soms aan de telefoo
n”

Wat zie je als je naar de huidige VO’s kijkt?

Gerard: “Het lidmaatschap is ook een bevestiging van het werk dat de leden ooit hadden. Velen zijn trots op hun werk, daarom zijn ze dikwijls lid. Het lidmaatschap geeft hen binding met toen. Ik zie nu dat die lange dienstjaren minder worden. Mensen hebben daarom minder binding met ING en NN. Ledenbinding is denk ik op termijn een hele opgave. VSI had ooit 14.000 leden en het voelde voor hen als een warm bad.”


En de toekomst?

Gerard: “Belangenbehartiging. Bewaken van de indexeringen, regelingen in de gaten houden en veel meer. In dat belangenspel hebben de VO's echt een belangrijke rol. Zeker nu met de met herziening van het pensioenstelsel en de expertgroepen die daarvoor in het leven zijn geroepen. Dit wordt voor de VO's een uitdagende tijd omdat ze hierin willen participeren, mee aan tafel overleggen, goede informatie krijgen en aan de leden geven en het contact de pensioenfondsen onderhouden.”


Wat zie jij, Tom?

Tom: “Na anderhalve maand is me al duidelijk dat alles goed is georganiseerd. Dat maakt het leven een stuk eenvoudiger. Ik kreeg veel informatie over me heen, genoeg om zonder ervaring in te kunnen verdrinken. Ik vind het heel knap hoe Gerard dat heeft gedaan. Het secretariaat is qua structuur heel goed opgezet. Als ik iets zoek, vind ik het ook direct. Ik kan op zijn schouders staan en dat maakt het een stuk gemakkelijker. Ik ga de komende tijd zorgen dat het inloggen op de sites wat duidelijker wordt uitgelegd zodat meer leden zich voor een activiteit kunnen inschrijven.”


Wat ga je met je nieuwe vrije tijd doen?

Gerard: “Soms had ik wel eens het gevoel gegijzeld te zijn als om het uur iemand belde. Nu kan ik meer tijd aan mijn hobby besteden: kunst. Ik ben galeriehouder geweest de afgelopen jaren, en naast mijn werk voor de VO’s organiseerde ik exposities en de verkoop. Dat deed ik voor een kunstvereniging in Hilversum. Als vriend van het Rijksmuseum ga ik daar binnenkort een cursus pentekenen doen. Er is daarnaast nu genoeg tijd om kunst te bekijken, exposities na te reizen, te lezen en zelf te schilderen. Liefst met gemengde techniek, je mag het tekenen-plus noemen. Als het maar een mooie compositie wordt. En niet te vergeten aandacht voor mijn drie kinderen, vier kleinkinderen en relatie.”


Ewald Wagenaar


Meer over Tom's bedrijf: www.communicationfactory.nl